jueves, 8 de mayo de 2008

BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE

EL DOCUMENTO CONTABLE QUE NOS MUESTRA LA POSICIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA EN UNA FECHA DETERMINADA.

Nos presenta el monto del activo, el pasivo y el capital y como consecuencia, el equilibrio o balance existente entre ellos. El activo se obtiene sumando el pasivo más el capital; el activo menos el capital debe ser igual al pasivo, y el capital se obtiene retándole el pasivo al activo, dando como resultado las siguientes fórmulas algebraicas:

Fórmula del Activo:
A=P+C
Fórmula del Pasivo:
P=A-C
Fórmula del Capital:
C=A-P

EL BALANCE GENERAL es un estado financiero estático, comparable a una fotografía de la situación financiera de la empresa, porque presenta dicha situación en una fecha determinada; es decir, del día en que se elaboró, pues si se efectuara un nuevo balance al día siguiente, los saldos de las cuentas no serían los mismos debido, por ejemplo, a la depreciación que sufre el activo fijo por el uso, la amortización de los gastos de instalación, la merma en los productos almacenados o los intereses ganados.
Mediante éste los interesados en los resultados de la empresa se dan cuenta si la situación financiera es favorable o desfavorable, unos para saber si se ha determinado bien el reparto de utilidades (empleados), otros para verificar si se han pagado los impuestos correctamente (fisco), para negar u otorgar créditos (acreedores, proveedo­res), o para tomar decisiones (socios, propietarios).
LAS CUENTAS DE BALANCE
Las cuentas que componen el balance (activo y pasivo de la empresa) son denominadas también cuentas de balance, por ser éstas las que componen este documento contable.
A continuación veremos sus conceptos y clasificación.

EL ACTIVO: CLASIFICACIÓN Y CUENTAS

El activo son todos los bienes propiedad de la empresa y el derecho que ésta tiene de cobrar las deudas.
Clasificación

En virtud de que el activo se integra con bienes y derechos distintos pero con valores homogéneos, es conveniente c1asificarlos de acuerdo con su grado de disponibilidad. Esto quiere decir que, si un bien o derecho tiene mayor facilidad para convertirlo en efectivo, tiene mayor grado de disponibilidad; por el contrario, si es menos fácil su conversión en efectivo, tiene menor grado de disponibilidad.

De acuerdo con su grado de disponibilidad, según los Principios de contabilidad generalmente aceptados, los valores que forman el activo se clasifican en tres grupos, que son:

Activo circulante. Se integra por todos aquellos bienes y derechos de la empresa de fácil movimiento y conversión a efectivo.

Activo fijo. Se forma con los bienes y derechos de la empresa que no se emplean en transacciones, pues fueron adquiridos con el propósito de usarlos, por lo que tienen cierta fijeza. Se venden o dan de baja únicamente cuando están en malas condiciones.
Activo diferido. También llamado «Cargos diferidos», se compone de aquellos pagos hechos con anticipación, por los que se tiene el derecho de obtener un servicio y con el transcurso del tiempo se convierten en gastos.
Hay autores que clasifican el activo en cuatro grupos:
· Activo disponible
· Activo circulante
· Activo fijo
· Activo diferido
Colocan en el Disponible las cuentas de caja y bancos, tomando en considera­ción que se puede disponer de ellos en cualquier momento, bien porque se tienen físicamente (saldo en caja), o porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).

Cuentas del activo circulante

Caja. Representa el efectivo en existencia (billetes, monedas, cheques, giros bancarios, postales y telegráficos, vauchers de tarjetas de crédito, moneda ex­tranjera).
Aumenta cuando se recibe efectivo.
Disminuye cuando se paga en efectivo.
Bancos. Representa el importe del efectivo depositado en los bancos.
Aumenta cuando se deposita en bancos.
Disminuye cuando se expide algún cheque.
Mercancías. Representa el valor de los bienes objeto de compra-venta de la empresa.
Aumenta cuando se compran o nos devuelven mercancías.
Disminuye cuando se venden o devolvemos mercancías.

Clientes. Representa el importe de los adeudos·de personas a nuestro favor, por la venta de mercancías a crédito, sin garantía documental.
Aumenta cuando vendemos mercancías a crédito.
Disminuye cuando se cobra total o parcialmente y cuando nos devuelven mercancías o se conceden rebajas.
Documentos por cobrar. Representa el valor de los títulos de crédito a favor de la empresa como letras de cambio, pagarés, documentos endosados, etcétera.
Aumenta cuando se reciben títulos de crédito a nuestro favor.
Disminuye cuando se cobran, endosan o cancelan algunos de estos documentos.
Deudores diversos. Representa el importe de los adeudos de personas a nuestro favor, por conceptos distintos a la venta de mercancías a crédito, sin garantía documental.
Aumenta cuando prestamos dinero o vendemos a crédito algún bien distinto a mercancías.
Disminuye cuando se cobra total o parcialmente la deuda.
Las cuentas Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos se conside­ran dentro del activo fijo cuando el vencimiento de su cobro es mayor a un año.
IVA acreditable. Conocido también como IVA repercutido, representa el importe del Impuesto al Valor Agregado que al comerciante le cobran sus proveedores y prestadores de servicios.
Aumenta cuando el comerciante paga ellVA por la compra de mercancías, bienes o servicios.
Disminuye cuando es determinado el entero dellVA y ellVA que le cobra­ron al comerciante es restado del que él cobró, dando como resultado el impuesto a pagar.
IVA por acreditar. Representa el Impuesto al Valor Agregado que el comerciante queda a deber a sus proveedores o prestadores de servicios, por compras total o parcialmente a crédito.
Aumenta cuando el comerciante queda a deber total o parcialmente ellVA por la compra de mercancías, bienes o servicios a crédito.
Disminuye cuando el comerciante paga total o parcialmente la deuda, de­vuelve mercancías o le conceden rebajas por compras a crédito.
Provisión para créditos incobrables. También se le conoce con los nombres de Reserva para cuentas incobrables, Reserva para cobros dudosos o Reserva para cuentas malas; es una cuenta que maneja valores estimativos y representa el

valor de los créditos de cobro dudoso; disminuye el saldo de las cuentas clientes, documentos por cobrar y deudores diversos.
Aumenta cuando se calcula la pérdida probable por créditos de cobro dudoso.
Disminuye después de agotar los recursos para la recuperación de los crédi­tos y se tiene la certeza de que realmente son incobrables.

Cuentas del activo fijo

Terrenos. Representa el valor de los predios propiedad de la empresa.
Aumenta cuando se adquieren predios.
Disminuye cuando se venden.
Edificios. Llamada también construcciones, representa el valor de los locales como bodegas, almacenes, etc., propiedad de la empresa.
Mobiliario y equipo. Representa el valor de los muebles, exhibidores, máquinas de oficina, escritorios, sillas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, anaqueles, etcétera.
Equipo de cómputo electrónico. Representa el valor de una máquina o grupo de máquinas interconectadas que contienen unidades de entrada, almacenamiento, computación, control y salida, entre otros, así como monitores, teclados, impre­soras, etcétera.
Equipo de reparto. También llamado equipo de entrega, representa el valor de los vehículos como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, triciclos, etc., necesarios para repartir la mercancía.
Estas cuatro cuentas aumentan cuando se compran esos bienes, y disminu­yen cuando éstos se dan de baja por inservibles, porque se venden o por cualqu ier otra causa.
Depósitos en garantía. Representa el importe que se deja para garantizar bienes o servicios que la empresa disfrutará, como el depósito que piden las compañías de energía eléctrica, los arrendadores, etc.
Aumenta cuando se deja dinero en garantía.
Disminuye cuando nos devuelven el importe de los depósitos o éstos se cancelan.
Acciones y valores. Representa el importe de las acciones, los bonos y otros títu­los que la empresa ha adquirido de otras compañías, o valores gubernamentales como los CETES, los Bonos del Ahorro Nacional y las UDIS.

Aumenta cuando se adquieren acciones, bonos y títulos.
Disminuye cuando se venden o cancelan.
Superávit por revaluación de terrenos. Representa el valor del incremento que han tenido los predios, propiedad de la empresa, por el paso del tiempo y por obras de urbanización.
Aumenta por el incremento del valor de los terrenos.
Disminuye cuando se venden los predios.
El saldo de esta cuenta aumenta el valor original de la cuenta de terrenos.
Depreciación acumulada. También se le conoce como Reserva para deprecia­ción, representa la baja de valor que sufren por el uso, el paso del tiempo o por obsolescencia los bienes de la empresa como: el edificio, el mobiliario y equipo, el equipo de cómputo electrónico y el equipo de reparto o entrega.
Aumenta por la baja de valor que sufren los bienes del activo fijo.
Disminuye conforme los bienes se vayan vendiendo o se den de baja por inservibles.
El saldo de esta cuenta disminuye el saldo de edificios, mobiliario y equipo, equipo de cómputo electrónico y el equipo de reparto.

Cuentas del activo diferido

Gastos de organización. Representa el importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, en el periodo durante el cual ésta se organiza para iniciar sus opera­ciones, tales como: honorarios a notarios o contadores, impuestos y derechos por constitución, avisos de apertura, etcétera
Aumenta cuando se realizan gastos preoperativos.
Disminuye por la parte proporcional de los gastos que se vayan amortizando.
Gastos de instalación. Representa el importe de los gastos o erogaciones hechas para adaptar el local a los fines de la empresa, tales como: arreglo de muros, pisos, ventanas, baños, instalaciones eléctricas, etcétera.
Aumenta cuando se efectúan gastos para adaptar el local.
Disminuye por la parte proporcional de los gastos que se vayan amortizando.
Papelería y útiles. Representa el importe de los materiales y úti les de oficina que se utilizan en la empresa, tales como: hojas de papel, papel carbón, fólders, sobres, libros, lápices, borradores, correctores, etcétera.
Aumenta cada vez que se compran estos materiales por anticipado.

Disminuye por el valor de los materiales que se vayan utilizando, lo cual debe considerarse un gasto.
Propaganda y publicidad. Representa el importe de los anuncios publicitarios pagados por anticipado, tales como: folletos, volantes, anuncios en periódicos, revistas, radiodifusoras o televisión.
Aumenta cuando se paga por anticipado la impresión de folletos, volantes, anuncios publicitarios en periódicos, revistas, etcétera.
Disminuye por la parte proporcional que se vaya utilizando, lo cual debe considerarse un gasto.,
Primas de seguros. Representa el importe pagado por anticipado a las compañías de seguros, para asegurar los bienes de la empresa contra incendios, robos, ries­gos, accidentes, etcétera.
Aumenta cuando se hacen pagos a las compañías de seguros.
Disminuye por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado, debiéndolo considerar como un gasto.
Rentas pagadas por anticipado. Representa el importe de las rentas que la em­presa ha pagado por anticipado correspondientes a los locales que ocupa para sus fines.
Aumenta cuando se pagan anticipadamente las rentas.
Disminuye conforme se vaya devengando el servicio por el paso del tiem­po, debiéndolo considerar como un gasto.
Intereses pagados por anticipado. Representa el importe de los intereses pagados antes de la fecha de vencimiento del crédito.
Aumenta cuando se pagan intereses por anticipado.
Disminuye por la parte proporcional que de los intereses se vayan deven­gando con el paso del tiempo, lo cual se debe considerar como gasto.
Amortización acumulada. Representa el importe de los gastos de organización o instalación que se han devengado con el transcurso del tiempo o el uso.
Aumenta por la baja de valor que sufren los gastos de organización e insta­lación.
Disminuye cuando se cancela la cuenta de gastos de organización o de instalación porque el motivo del gasto está devengado, inservible u obso­leto.
El saldo de esta cuenta disminuye el de Gastos de organización y de insta­lación.

CLASIFICACIÓN DE PASIVOS

Pasivo circulante. Conocido también como «flotante» o «a corto plazo», son todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa, provenientes de compras o préstamos, con un vencimiento inferior a un año.
Pasivo fijo. Conocido también como «consolidado» o «a largo plazo», son todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa contraídas para hacer inversio­nes con el fin de fortalecerla, con un vencimiento superior a un año.
Pasivo diferido. Conocido también con el nombre de «créditos diferidos», se for­ma de aquellos cobros hechos anticipadamente, por los que se tiene la obliga­ción de proporcionar un servicio en el mismo ejercicio o diferido a otro.

Cuentas del pasivo circulante

Proveedores. Representa el importe de los adeudos que tiene la empresa por la compra de mercancías a crédito, sin garantía documental.
Aumenta cuando se compran mercancías a crédito.
Disminuye cuando se pagan total o parcialmente los adeudos y cuando devolvemos mercancías o nos conceden rebajas.
Documentos por pagar. Representa el valor de los títulos de crédito a cargo de la empresa (letras de cambio y pagarés).
Aumenta cuando se firman documentos a nuestro cargo.
Disminuye cuando se pagan dichos títulos de crédito.
Acreedores diversos. Representa el importe de los adeudos que tiene la em­presa por un concepto distinto a la compra de mercancías, sin garantía docu­mental.
Aumenta cuando la empresa queda a deber por un concepto distinto a la compra de mercancías.
Disminuye cuando la empresa paga total o parcialmente la deuda o cuando ésta se cancela.
IVA trasladado. Conocida también como IVA causado, representa el importe del Impuesto al Valor Agregado que el comerciante le cobra a sus clientes y deudores.
Aumenta cuando el comerciante cobra ellVA por la venta de mercancías o bienes.
Disminuye cuando ellVA es pagado a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

IVA por trasladar. Representa el Impuesto al Valor Agregado que le deben al comerciante por ventas efectuadas total o parcialmente a crédito.
Aumenta cuando al comerciante le quedan a deber el IVA por la venta de mercancías o servicios efectuados total o parcialmente a crédito.
Disminuye cuando al comerciante le pagan total o parcialmente la deuda, le devuelven mercancías O concede rebajas por ventas a crédito.

Cuentas del pasivo fijo
Hipotecas por pagar. Conocida también como «acreedores hipotecarios», repre­senta el valor de las escrituras de bienes inmuebles depositadas a terceras perso­nas por adeudas que la empresa tiene la obligación de pagar.
Aumenta cuando se reciben préstamos garantizados con escrituras de bie­nes inmuebles.
Disminuye cuando se pagan parcial o totalmente los préstamos hipotecarios.
Documentos por pagar a largo plazo. Representa el valor de los títulos de crédito a cargo de la empresa, con vencimiento superior a un año.
Aumenta cuando se firman documentos a cargo de la empresa con venci­miento superior a un año.
Disminuye cuando se pagan dichos documentos o se cancelan.

Cuentas del pasivo diferido

Rentas cobradas por anticipado. Representa el importe de las rentas que la em­presa ha cobrado por anticipado.
Aumenta cuando la empresa cobra rentas por anticipado.
Disminuye conforme transcurre el tiempo y se convierten en utilidad.
Intereses cobrados por anticipado. Representa el importe de los intereses que la empresa ha cobrado por anticipado.
Aumenta cuando la empresa cobra intereses por anticipado.
Disminuye por la parte proporcional que de los intereses se vayan deven­gando y se convierten en utilidad.

COMO RELLENAR LA HOJA DE BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE (CUATRO COLUMNAS)

1.El encabezado , debe contener:
El nombre de la empresa o propietario
El nombre del documento que se va a formular
La fecha de presentación
2. El cuerpo, debe contener:
El nombre y valor de las cuentas del activo El nombre y valor de las cuentas del pasivo El importe del capital contable
3. El calce, pie o firmas, debe contener:
Fecha de elaboración
Nombre y firma del propietario, gerente o representante legal de la empresa Nombre y firma del contador que lo elaboró

Formas de presentar el balance general

Existen dos formas para la presentación del balance general: en forma de reporte (for­ma vertical) y en forma de cuenta (forma horizontal), lo cual no altera en lo mínimo el contenido de este estado financiero.

En forma de reporte

En esta forma de balance, los datos relativos a las cuentas de activo y pasivo de la empresa se anotan en una hoja de cuatro columnas, atendiendo a su mayor grado de disponibilidad o exigibilidad, respectivamente, de tal manera que al total del activo se le pueda restar verticalmente el total del pasivo, dar.do como resultado el capital contable, tomando en consideración que éste se obtiene por la diferencia aritmética entre el activo y el pasivo, cuya fórmula algebraica es:

CAPITAL = ACTIVO – PASIVO
C = A - P


Modo de usar las columnas
Columna 1: Esta columna sólo se emplea si se tienen que restar de las cuentas co­rrespondientes la provisión para créditos incobrables, las depreciacio­nes o las amortizaciones acumuladas, o sumar el superávit por revalua­ción de terrenos; de no tener que restar o sumar nada, éstas se pasarán directamente a la segunda columna.
Columna 2: En esta columna se anotará el importe de las cuentas que integran los grupos en que se clasifica el activo y pasivo de la empresa para ser sumados, si se tratara de una sola cuenta de cualquiera de ellos, su im­porte se pasará directamente a la tercera columna.
Columna 3: En este espacio se registra la suma de cada uno de los grupos en que se clasifica el activo y pasivo de la empresa, así como el capital y la utili­dad o pérdida del ejercicio.
Columna 4: Este espacio es ocupado por el registro de las sumas del activo y del pasivo, así como por el importe del capital contable.